Les dette for å unngå at innboksen saboterer fremdriften for egne prioriteringer
Det få som krangler med meg når det kommer til mitt syn på nettaviser og sosiale medier. De fleste er enige om at de bruker for mye tid på dette.
Innboksen – din personlige prioriteringsassistent?
Problemet er når jeg forsøker å få folk til å slutte å bruke innboksen (e-postprogrammet) som deres ”personlige prioriteringsassistent”.
Med det mener jeg at mange begynner arbeidsdagen på toppen/bunnen av innboksen og jobber seg nedover/oppover.
De tror at bare fordi noen har sendt dem en e-post, så er de forpliktet til å lese den, behandle og svare på den – så raskt som mulig. Det er du ikke.
Ikke sløs tid på dette mer
Personlig sjekker jeg e-posten når det passer meg, et par ganger i uken, og bruker ca. 3o-60 minutter på det. «Så lite? Det hadde aldri gått i min jobb!» tenker du kanskje.
Nei, kanskje ikke det går i din jobb. Og det gjorde det ikke for meg heller.
Før brukte jeg timevis – hver dag – på å behandle e-post. Men etter jeg gjorde noen strategiske grep for å lette arbeidshverdagen min, gjør jeg heldigvis ikke det lenger.
Prioriterer andre menneskers agenda fremfor sin egen
Hvis du ikke har en strategisk tilnærming til hvordan du behandler e-post, bør du også være veldig forsiktig med å starte dagen med å svare på henvendelser i innboksen(e) din(e).
Grunnen er at du setter andre sine mål og arbeidsoppgaver før dine egne!
La meg gjenta: Du lar andre menneskers agenda for dagen diktere hvordan du starter dagen. Du inviterer forhindringer inn i livet ditt, som holder deg unna egne arbeidsoppgaver og prioriteringer. Og det er en dårlig idé.
Asymmetrisk dialog i ditt eget tempo
Du er nok enig i at e-postkommunikasjon har en annen tilnærming enn muntlig dialog eller en kjapp SMS. Og det er derfor vi bruker e-post i utgangspunktet; fordi vi ikke forventer at du kan eller skal svare umiddelbart.
Hadde det vært tilfelle at jeg måtte ha svar med en gang, hadde jeg vel bare ringt deg istedenfor?
En viktig grunn til at vi bruker e-post som kommunikasjonsverktøy, er at det skaper muligheten til en asymmetrisk dialog; der vi får sagt det vi vil, i vårt eget tempo.
Du kan bruke lang tid eller kort tid på å utforme et svar. Korte, presise e-poster kan ta like lang tid å skrive som lange utfyllende svar.
Unødvendig selvpåført forpliktelse
Kravet om å svare umiddelbart på e-post, er som regel en selvpåført forpliktelse. For mange er det en måte vi viser respekt for kundene våre på. Men det eneste du viser dersom du alltid svarer umiddelbart på e-post er at du ikke har respekt for deg selv og ditt eget fokus.
Når du svarer på andre sine e-poster i løpet av noen få minutter, viser det bare at du lar deg distrahere, ikke klarer å prioritere egne arbeidsoppgaver og mangler OppmerksomhetsKontroll.
Ta tilbake kontrollen over oppmerksomheten din:
Dersom du likte dette og vil vil vite hvordan du tar tilbake kontrollen over oppmerksomheten din: Få tilsendt boken min «Tre steg til tidsfrihet -Hvordan mestre tidsklemma, tidstyver og tankekaos på to minutter» og prøv den gratis i 14 dager. Trykk her for å få den tilsendt fraktfritt.
